和主管沟通,总是让你好挫折?更经常导向不想要的结果?其实,任何主管都希望与好沟通的员工共事,当主管们更愿意找你,你的升迁机会自然来。
不论职场文化如何变迁,必备职场技能如何改变,沟通永远是必修课。当员工想和主管证明自己的价值,学习如何与上位者沟通就更显重要。
懂得与主管沟通的员工,更容易被视为可信任的伙伴。而主管和任何人一样,更乐于与自己喜欢和尊重的人共事,因此上位者认为好沟通的员工,自然有更多的升迁机会。
在实战上,员工在与主管沟通时,必须避免以下常见的几种错误。
一、细节太多
高级主管其实不需要知道太多细节,像是那些基层员工执行面的细项。因为高级主管掌握的基本上是组织的策略,因此在沟通时,不妨侧重策略、方向,和大脉络的事项。
因此,与主管沟通时,就要像个主管一样的思考。掌握主题与大蓝图,以及什么因素让你决定采取什么策略。这样就够了。你当然掌握了所有的执行细节,但在与主管沟通时,更重要的是迅速、逻辑,以及有条理。
二、缺乏坚定的立场
OK,你没有报告太细,主管没有因此不耐烦了,然后呢?沟通完了之后,你必须有定见,也就是当主管问你「那你觉得该怎么做」时,你应该有自己一套后续的做法。
在叙述完问题后,你可以自信地陈述意见,并以简洁地方式解释,为什么你会觉得下一步应该这么做。
三、不理解问题和挑战
许多人在报告和沟通时,太沉溺於自我的表现,轻忽了主管们可能会有疑问、反对意见,或是提出挑战。
沟通或报告者的准备工作,应该包含事先预期可能遭遇的问题和挑战,并预先准备好响应方式。这样的反应,更能显示出你的深思熟虑,以及你专注于解决问题。
四、缺乏准备
为了避免沟通期间,事情朝向你不希望的方向发展,一定要做好事前准备。适当准备是成功的基础。
五、太聚焦于需要,而没有顾及想要
主管会有「需要」知道的事,以及「想要」知道的事。
他们需要知道事实(facts),在进行事实的沟通时,应该直接与简洁。
但主管想要知道的事就不同了,主管们可能会想要听到业绩目标与预期结果。有些主管想要知道的事,甚至不是用口说的,比方说,他们会想知道项目流畅进行着,而一切都在项目负责人掌握之中。
六、攻击其他人的智商与能力,而非针对想法与行为
在职场中,难免会有你不认同的人,如果在与主管沟通时,不得不谈到这一块,千万不要攻击对方的能力与智商,而是应该聚焦在彼此不同的策略与作法。
举凡,不要说「我不相信他能做得好」,而改说「他提出的作法,让我担心,会不会反而导致……」。
不要翻旧帐说,「他前一次的项目没做好,这次还要交给他吗」?换个方式,你可以说,「我已经把我的想法告诉他了,等他看完,消化一下之后,我可以和他再讨论」。
七、忘了用对方的语汇沟通
跨部门沟通时,不要单方面地认为对方必须懂得只有你们部门会用的专业术语。因为,懂得那些术语真的没有比较了不起,不能将概念与实际应用转化成大家都听得懂的语言,其实更代表你的沟通能力不足。
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