人力资源管理部门的工作重点在于解决公司员工问题，继而为公司带来业绩的增长。但一些无关痛痒且繁复的事项(例如影印文件和输入资料数据等)严重影响他们的工作进度，未能解决基本人力资源问题之余，甚至会拖慢企业发展进度。
为了提升业务效率，不少企业选择采取高效业务流程管理(Business Process Management)，将部分工序电子化，甚至自动化，让日复日重复的任务可以独立运作，而无需人力监督。然而，相比起前线生产，人力资源在自动化流程运用上仍然很低。
如果您的公司还没采取自动化人力资源管理系统，并且出现以下情况，就必须多加留心了。
情况一：人力资源部门耗费大量时间处理日常事务
人力资源管理包括大量文书工作，而其中以招聘人才最为耗费时间。传统的招聘程序十分繁复，从发出招聘广告，到成功为公司吸纳新血，当中牵涉大量文件资料，需逐一整理及筛选。
根据国外招聘平台一项调查数据显示，于没有实行自动化人力资源管理系统的公司，每位HR平均每周花费14小时或更长时间处理其实可自动完成的工作。结果表明若公司利用科技自动化流程，繁复的日常工作将可有效地处理，人力资源管理部门将会节省更多时间，可专心处理员工事项，更深入了解员工的需求。
情况二：纸本文件占用办公室大量的空间
香港法例规定公司必需保存所有业务纪录，为期最少7年。除了业务纪录，不少公司均选择以文本记录的方式储存文件，特别是员工资料。试想像一下，若公司将全体员工从入职前的履历表、证书、面试纪录，到年终表现评核之纸本文件全部储起，不单霸占了办公室大量空间，亦造成纸张的浪费。
倘若企业选择电子化相关流程，例如用电子表格取替纸本表格，则能令行政更有效率。以招聘程序为例，求职者于网上填妥电子表格后，连同履历表、推荐信等文件一同递交。这样不但方便相关的部门跟进，加强部门与HR之间的协作，二来容易管理及整合所有资料，方便作出筛选，加快招聘程序。
情况三：公司未能及时给予员工应有的福利
如上文提及，在没有自动化人力资源管理的公司内，HR需花费大量时间处理繁复文书工作，变相缩短了解员工需求的时间，阻碍HR处理最基本需要解决的「人力资源」问题，及为员工提供适切的协助及福利。例如，人力资源管理部门因忙于文书工作，而无暇处理员工的表现评核，拖慢公司季度评核流程，或者未能及时通知新同事的入职注意事项，甚至未能跟进员工的申请事项等，均会影响公司内部的士气。
如果将公司人力资源管理系统自动化，则可以自动追踪员工状态，清楚员工何时符合享有福利的资格，例如医疗福利、年中花红比例等，亦可以在后期统一作出调整，加快管理流程。
情况四：人力资源成本高
公司日常印刷纸本文件(如内部表格、合约和告示等)都消耗大量的纸张。另一方面，企业经常忽略计算人力资源的成本，这些文件从处理到存档都会耗费大量的人力资源及时间，令企业耗费大量的人力资源成本，甚至需要支付额外的加班费用。为尽可能地减少营运成本，企业应该考虑选择电子化业务流程，例如改用电子表格取替公司内部申请表格，用电子公告形式取替纸张告示。
情况五：行政处理上出现双重标准
尽管公司有明确的工作流程指引，但面对不同人手处理的资料，也难以保证达到内容的一致性。简单一个例子，日期格式上的不一致亦容易引起误会，「02/01」指的是一月二还是二月一呢?
另一个例子，在招聘程序上，一位求职者的能力范围符合公司要求，但预期薪酬却超出公司预算，宽松的HR会选择给予该位求职者面试机会，而严谨的HR可能会直接筛走该求职者。毕竟「应否给予求职者一个面试机会」是较为主观的问题，但在争论上可能会耗费较长的时间，若果交由自动化的人力资源管理系统处理，这些问题就能迎刃而解，电脑系统会根据公司设定，直接筛走预期薪酬过高的求职者，或者选择保留名单，无疑是减轻了人力资源管理的工作负担。
情况六：经常出现人为错误
依赖人手输入数据，将很大机会出现难以避免的人为失误。输入多一个少数点、少一个少数点的落差足以带给公司巨大的损失;员工身体不适、精神状态不佳都是可能造成错误的成因，尽管再细心也难以确保没有漏网之鱼。在纸本文件为主导的情况下，入错Data、存错档案是常有发生的事情，需要找出错处也并非一时三刻可以完成的。
而人力资源管理系统自动化，能为耗时的日常工作提供技术支援，也确保服务的一致性，降低错误率的发生。
置身于数码时代，想要提升企业的竞争力，首选就是把业务的流程自动化。自动化人力资源管理系统，除了能降低成本以外，更能改善人力资源流程，避免人为错误以致损失，更能提升企业的灵活程度!
