相信没有人会喜欢开会，特别是冗长有没有重点的会议，不仅消磨精神也浪费了很多宝贵时间。有时候一个会议没讨论出结果反而衍生更多议题，变成无止尽的循环。如果你已经在公司担任主管的身份，那要怎么提升会议效率是相当重要的。而如果你是一般职员但意识到团队会议效益不彰，也可以跟主管提出改善的方法，所以话不多说就继续看下去吧。
内容目录 1. 搞清楚开会目的 2. 条列出会议的项目 3. 找到会议的关键参与者 4. 做足功课，有数据资料较佳 5. 每场会议需要有场控和纪录 1. 搞清楚开会目的
在开会前，首先要厘清这次会议想要达到的目的，是要解决什么立即的问题，还是要定下一个阶段的目标，以及到底这件事「需不需要」用会议解决。毕竟一场会议占用的不是一个人的时间，10 个人开1 小时的会等于就说用掉一个公司10 小时的产能。很多主管会觉得开会可以凝聚团队向心力，然后也能比较清楚每个人的进度和状况。但其实有时候无意义的例行会议反而会让员工感到疲乏，或是想办法交差了事，这样其实可能是反效果。
如果只是要宣达某件事情，可以善用公司群组、记事本或是Email 做通知。强烈建议公司有一套专用的通讯及协作软体，比如slack 或是teams 这种，最好能够跟社交用的软体做区别。小编的公司用的就是Microsoft Teams，这样好处是不会把私人讯息跟工作讯息搞混，也更能提高工作时的专注度。
2. 条列出会议的项目
很多时候虽然已经知道要讨论的大方向，但具体要讨论哪些事项没有很清楚，变成在会议的时候大家想到什么就提出来，最后不仅没有解决问题，反而越来越发散。所以在开会前，就应该要条列出这次会议需要讨论的项目有哪些，越详细越好。最后在开会的前一天就把会议的大纲、要讨论的细项、哪个项目对应哪个负责人都发给会议的参与者知道，这样参与者可以预先对接下来的会议准备好对应的资料，以及想要提问的内容。
比如说，如果今天是一场关于全新的项目启动前的会议，一般来讲项目方案的项目经理 应该是会议的发起人，也是对于这场会议内容最了解的人。切勿在接到客户的需求后就直接找工程部门开会，应该先把需求过滤过，看哪些是最紧急，哪些不是，然后画出使用情境和流程图。首先让与会者了解整个方案的全貌，再来把专案分短中长多个阶段，这样也可以比较清楚当前最需要完成的有哪些事项，而不会一头雾水。
3. 找到会议的关键参与者
很多时候再开一个重大的会议，讨论到某个项目时才发现最了解这个项目或是有能力做决策的人不在现场，导致会议进度无法顺利进行下去，也浪费大家的时间。组织会议的人在对会议项目进行盘点时，也要确定这场会议所有跟议题相关的决策者有谁，如果会议当天某些重要的决策者无法到现场，也要请他们先对议题内容进行评估然后附在会议档案内让每个参与者可以看到。而如果你本身是重要决策者但无法参与，也要在会议前找一个代理人并把事项交代给他。会议发起人在通知关键参加者的时候，也务必要清楚告知会议内容，为什么他有必要参与以及要准备哪些相关资料。
筑招网小编在之前的公司主要是远程工作，比较重要或紧急的议题才会在办公室开会，但有时候主管召集了几个人要讨论某一件事项，结果人到了现场看到议程才知道根本跟自己无关，或是很多内容可以用十几分钟线上讨论就好。如果真的是大型的方案会议，最理想的情况是在确定关键决策者都可以到场，所以会议发起人也要事先调查好每个人可以空出的时间。而如果不是跟该会议议题太相关的角色，也没有必要请他们参与会议，有时候人多嘴杂，出席者太多反而会拉低会议的品质，非关键决策者可以在会后再请他们去看会议记录即可。
4. 做足功课，有数据资料较佳
接下来讲的这点不光是针对会议发起人，而是每个参与者都很重要的一点。刚刚在第二点有提过，会议参与者可以事先对各项目对应的负责人提问。如果你看到有人对你所负责的项目提问的话，可以先审视那些问题是否有「开会」讨论的必要性。比如说今天只是要问工程师某个功能完成的进度，其实PM 可以单独跟工程师确认就好，不需要让跟这项功能无关的参与者也一起旁听。当然，如果这个项目会跟很多部门有连结的话，就有拉出来讨论的必要。所以说，看到问题如果有疑问的话可以提前就跟提问者做二次确认，这样可以减少会议中的沟通时间。
再来就是，准备会议用资料的时候，尽量能够以数据、KPI 等方式呈现。以工程开发的角度来说，最明确的KPI 比如说有10 项功能完成了其中几项，以营销部门来说，可以列出比如粉丝成长数、贴文触及数、广告成效等等数据，以SEO 部门来说，可以列出关键字排行、网站点击数、不重复浏览等等资料。尽量把数据用「图表」的形式呈现，可以让与会者一目了然。如果资料不齐全或是太过抽象，就可能还要浪费更多时间去解释，所以切勿抱着「随机应变」的态度参加会议。
5. 每场会议需要有场控和纪录
美国曾经有关于注意力的研究显示，人的大脑能维持专注力的时间大概落在10 到18 分钟，超过18 分钟后专注度就会开始下降。这也就是著名演讲机构TED 每位讲者的演讲时间落在18 分钟以内，这样可以让观众最大化的吸收演讲的资讯。
而开会也是一样的，太过冗长的会议会导致参与人的集中度下降，达不到最好的效能。所以说，一个能够掌控会议流程的「场控」是相当重要的。而场控这个角色其实不单单是计时而已，首先他要对会议的内容有一定的了解，在会议进行中也要观察某个议题是否讨论了太长时间，又或者意见太发散已经离题。场空需要维持整个会议的程序，并确保能够在预定的时间内完成，如果一个议题已经卡太久没有结论，就要适时设定停损点并往下一个议程进行。
再来除了场控以外，还有另一个角色也相当重要，那就是会议记录。很多人觉得会议记录是不需要什么专业的工作，其实不然，会议记录并不是打逐字稿，而是要把每个讨论项目最后得到什么有价值的产出，如果该项目讨论有遇到卡关的地方就要记录暂时得到的结论以及还缺少哪些资料或者还要跟谁做确认。一个好的会议记录即便是为参与会议的人看到也能一目了然，并且如果之后团队成员对于之前讨论出的共识理解有不同也可以翻出会议记录来厘清。
